Как выбрать систему для частного детского сада
Семь вопросов, которые стоит задать продавцу до покупки: где лежат данные детей, что будет без его сервера, есть ли сайт и кабинет родителя, как считаются деньги, кто что видит и сколько стоит владение.
Систему учёта частный сад выбирает на годы. Переезжать с неё потом долго: семьи, оплаты, договоры и история посещений копятся с первого месяца. Ниже — семь вопросов, которые стоит задать продавцу до покупки, и то, как на них отвечает «Новый Сад».
Где будут храниться данные детей
Сведения о детях и родителях — персональные данные, а сведения о здоровье закон относит к особой категории. Спросите, на чьём сервере лежит база и кто оператор данных.
«Новый Сад» ставится на хостинг сада. База, фото и документы остаются у сада, и оператором персональных данных остаётся сад. Серверу лицензий сайт раз в сутки сообщает только ключ, домен и номер версии.
Что будет, если продавец недоступен
Если система работает на сервере продавца, сад зависит от этого сервера. Спросите, что случится с сайтом и учётом, если сервер недоступен день или неделю.
Сайт сада и кабинет родителя в «Новом Саду» работают всегда. Админка переходит в режим «только чтение», только если лицензию не удаётся подтвердить дольше срока работы без связи, а потом ещё 30 дней предупреждений. Если хостинг не выпускает сайт в интернет, лицензию подтверждает файл из кабинета клиента.
Есть ли сайт и онлайн-запись
Если сайт и учёт — две разные системы, заявки с сайта приходится переносить руками. Проверьте, попадает ли запись на экскурсию сразу в учёт.
Здесь сайт и учёт — одна система. Родитель записывается на экскурсию или пробное занятие по свободному времени, и заявка сразу оказывается в воронке с этапом и ответственным. Для сайта есть 13 тем оформления.
Что родитель видит без звонка
Родители часто звонят в сад с одними и теми же вопросами: оплачен ли месяц, когда собрание, что было сегодня. Спросите, на какие из них родитель найдёт ответ сам.
Кабинет родителя открывается в браузере телефона и ставится на экран как приложение, без App Store и Google Play. В нём видно, по какое число оплачено, посещения, объявления, дневник с фото и документы, а отметку «не придём» родитель ставит сам.
Как считаются деньги
Помесячная оплата, перерасчёт за болезнь, скидка на второго ребёнка, выписка банка и 1С — это работа каждого месяца. Проверьте систему на своих цифрах: умеет ли она считать начисления по вашим правилам, а не только записывать оплаты.
Здесь начисления месяца считаются по тарифам и правилам — скидки, перерасчёт за пропуски, питание по дням. Счета уходят родителям со ссылкой на оплату, при загрузке выписки банка система сама находит ребёнка по назначению платежа, а оплаты и договоры попадают в 1С:Бухгалтерию 3.0 через обработку.
Кто что видит
Повару не нужны долги семей, бухгалтеру — сведения о здоровье детей. Спросите, можно ли настроить роли под ваш штат.
В «Новом Саду» роли и права настраивает сам сад. Педагог видит только свои группы, бухгалтер — деньги без досье детей, кухня — только «Питание сегодня». Можно завести свою роль, например для логопеда или медсестры.
Сколько стоит владение
Посчитайте, во что система обойдётся за три года: абонентская плата, доплаты за число детей или сотрудников, переезд. «Новый Сад» продаётся лицензией на один сайт навсегда, без ограничений по числу детей. Обновления — подпиской по желанию, а без неё сайт работает на своей версии. Цены — на странице «Цены».
Проще всего проверить ответы на живом саде. В демо открыты сайт, запись, кабинет родителя и админка вымышленного сада «Кленовый дом».
