Персональные данные, роли и резервные копии
Данные детей хранятся на хостинге сада, а не у нас. Система помогает соблюдать закон о персональных данных: документы и согласия на сайте, журнал согласий, закрытые сведения о здоровье, права сотрудников и журнал действий.
Для сада и центра. Документы и бланки говорят словами вашего режима: подстановки вставляют «детский сад» или «детский центр» и реквизиты оператора.
Как это выглядит в работе
Роли и права
Встроенные роли и свои: логопед, медсестра, методист. Педагог видит только свои группы, бухгалтер — деньги без досье и здоровья.
Здоровье — только с согласием
Аллергии и медицинские сведения открываются после отметки о письменном согласии родителей. Отзыв согласия стирает сведения.
Резервные копии
Копия базы раз в неделю сама и по кнопке — вместе с фото и документами; восстановление из списка или из файла. В копию входят все данные сада, в том числе начисления, выписки банка и шаблоны договоров.
Что умеет раздел
- Документы сайта
- Политика обработки персональных данных, согласие, политика cookie, пользовательское соглашение, «Оплата и возврат» — с реквизитами оператора.
- Редакции документов
- Каждая правка документа сохраняется отдельной редакцией; исходный текст возвращается кнопкой.
- Согласия в формах
- Галочки в форме записи и при первом входе в кабинет; какие обязательны — решает сад.
- Журнал согласий
- Кто, когда, в какой форме и с какой редакцией документа согласился; хранится 3 года.
- Бланки согласий для печати
- Согласие на сведения о здоровье и на фото, доверенность на забор ребёнка — пустые или с данными ребёнка.
- Чек-лист по закону
- Реквизиты оператора, уведомление в Роскомнадзор, HTTPS, передача данных за рубеж, согласия, свежие копии — на сводке.
- Сведения о здоровье только с согласием
- Аллергии, медицинский блок и прививки: отдельное право, поля закрыты до отметки о согласии, каждый просмотр и правка — в журнале.
- Допуск без лишних данных
- Без согласия на сведения о здоровье отметка о допуске после болезни хранит только дату; скан справки — только при согласии, отметки старше года удаляются сами.
- Роли и права
- 39 прав, свои роли, «только свои группы», привязка к филиалу; сотрудник не выдаст роль шире своей.
- Оценочные листы без лишних глаз
- Баллы видит комиссия, а суммы премий — только владелец и те, кто ведёт зарплаты. В журнал действий попадает сам факт, без баллов и сумм.
- Наблюдения за развитием
- Что из наблюдений видит семья, сад решает для каждого периода. Метки «особое внимание» и «одарённость» и заметки для сотрудников родителям не показываются, в журнал действий уровни и тексты не пишутся.
- Паспорта и СНИЛС отдельно
- Паспорт, СНИЛС, ИНН и свидетельство о рождении — в отдельных таблицах по своему праву; у роли «только свои группы» его нет, просмотры в журнале без значений, прежние значения — в истории правок для тех, у кого есть право.
- Журнал действий
- Входы и неудачные попытки, просмотры здоровья и досье, изменения оплат, начислений, договоров, ролей и настроек; хранится три года.
- Выгрузка и удаление данных семьи
- Выгрузка, обезличивание с сохранением сумм и дат, удаление; родитель выгружает свои данные сам.
- Обезличивание заявок по сроку
- Заявки старше срока хранения обезличиваются сами.
- Защита входа и форм
- Лимиты попыток, капча по желанию, ловушка для ботов и лимит заявок в формах; смена пароля закрывает другие входы, ссылки приглашений истекают.
- Вход родителя по коду
- Код из шести цифр живёт 10 минут и гаснет после пяти неверных попыток; в базе хранится не код, а его отпечаток; вход пишется в журнал.
- Закрытые файлы детей и семей
- Документы семей и сканы договоров, фото детей, дневника, альбома, портфолио и наблюдений, справки, отказы от прививок и фото тех, кто забирает, лежат в закрытой папке и открываются только тем, кому положено.
- Согласие на показ фото в альбоме
- Свой документ и запись в журнале согласий. Родитель даёт и отзывает согласие в кабинете; после отзыва фото с ребёнком сразу пропадают у других семей.
- Резервные копии
- Раз в неделю сама, по кнопке — с фото и документами; в копии все данные сада, кроме служебных очередей; перед восстановлением — копия текущего состояния.
- Сведения об образовательной организации
- Раздел «Сведения об образовательной организации» для садов с лицензией.
Персональные данные детей под присмотром
Детский сад обрабатывает персональные данные детей и родителей, а часто и сведения о здоровье. Закон требует согласий, документов на сайте и порядка в доступе. Система не заменяет юриста, но берёт на себя то, что можно сделать программой.
Главное — данные остаются у сада. Сайт работает на хостинге сада, база лежит там же, а нашему серверу раз в сутки уходят только ключ лицензии, домен и номер версии. Оператором персональных данных остаётся сад.
Документы и согласия
На сайте из коробки есть политика обработки персональных данных, согласие на обработку, политика cookie, пользовательское соглашение и страница «Оплата и возврат». Реквизиты оператора подставляются из настроек. Каждая правка сохраняется редакцией, а журнал согласий хранит, кто, когда, в какой форме и с какой редакцией согласился, — это нужно, чтобы при проверке показать согласие человека.
Сведения о здоровье закрыты отдельно. Пока сад не отметит письменное согласие родителей, поля аллергий и медицинских сведений не открываются. Каждый просмотр пишется в журнал действий, отзыв согласия стирает сведения, а кухня видит аллергии только у детей с согласием. Показ фото в альбоме группы держится на отдельном согласии: фото с ребёнком без него другие семьи не видят, а отзыв согласия сразу их прячет.
Медицинский блок с группой здоровья и прививками подчиняется тем же правилам, а педагог без права на здоровье видит только освобождение от физкультуры и ограничения нагрузки. Отметку о допуске после болезни санитарные правила требуют для всех детей, поэтому без согласия в ней хранится только дата.
Доступ сотрудников
Доступ настраивается ролями. Воспитатель видит только свои группы, бухгалтер — деньги без досье и здоровья, повар — только питание: экран кухни, меню и итоги. Сад может завести свои роли, например логопеда или медсестры, и привязать сотрудника к одному филиалу. Журнал действий показывает, кто входил, кто смотрел сведения о здоровье, кто менял оплаты и настройки. Паспорта, СНИЛС и ИНН для договора открываются по отдельному праву, а в журнал пишется, какие поля смотрели или меняли, но не сами значения. Наблюдения за развитием педагог ведёт только по детям своих групп и направлений, а метки «особое внимание» и «одарённость» видят одни сотрудники.
Данные семьи и копии
Семья вправе узнать, что о ней хранится: выгрузка данных делается одной кнопкой, и родитель может сделать её сам в кабинете. Если семья ушла, её данные обезличиваются: суммы и даты для отчётов остаются, имён нет. Заявки с сайта обезличиваются сами после срока хранения.
Резервная копия базы снимается раз в неделю, а перед переездом — вручную вместе с фото и документами. В неё входят все данные сада: начисления, льготы, выписки банка, связи с 1С, шаблоны договоров и свои роли. Скачайте её и храните вне хостинга: копия на том же хостинге не поможет, если пропадёт сам хостинг.
Посмотрите систему на живом саде
В демо можно открыть сайт, записаться на экскурсию и зайти в кабинет родителя и в админку. Сколько стоит лицензия и обновления — на странице цен.
