Перенос данных из Excel, другой программы и «Мой класс»
Семьи и детей из таблицы сад загружает сам: система узнаёт столбцы, показывает, что сделает с каждой строкой, и умеет отменить загрузку. Если база большая, лежит в другой программе или в «Мой класс» или нужны ещё абонементы и история оплат, переносим за вас.
Цену и срок называем после разбора задачи.
Что это даёт
- Администратор не вносит сотню детей по одному.
- Оплаченный период переходит из прежнего учёта, и система ждёт оплату со следующего дня.
- Братья и сёстры собираются в одну семью, а повторы пропускаются.
- Первый месяц в новой системе идёт без второй таблицы рядом.
Примеры задач
- Таблица со своими столбцами
- ФИО одной строкой, телефоны мамы и папы в разных столбцах, группы под другими названиями — приводим к виду, который понимает импорт.
- Большая база
- Больше 2000 детей в одном файле или несколько филиалов: делим на части и проверяем каждую.
- Абонементы с остатком
- Проданные абонементы, сколько занятий осталось и до какого числа. Встроенный импорт их не переносит.
- Состав групп и направлений
- Кто в какой группе центра и в какие дни ходит, чтобы расписание и журнал сразу были заполнены.
- Переезд из «Мой класс»
- По их выгрузке в Excel переносим семьи и детей, а если у вас открыт их API — ещё абонементы, записи в группы и платежи.
- Статьи и фото со старого сайта
- Тексты, статьи блога и фото, а старые адреса ведём на новые переадресациями.
Что понадобится от вас
- Выгрузка из прежней программы или таблица Excel.
- Что переносить: только семьи и детей или ещё оплаты, абонементы и группы.
- С какой даты новая система ведёт учёт: от неё зависит, какие оплаты и остатки переносить.
- Сотрудник, который сверит результат на нескольких семьях.
Как оцениваем
Смотрим выгрузку: сколько строк, насколько аккуратно заполнены столбцы, что ляжет во встроенный импорт, а что нужно переносить отдельно. Дети и семьи из понятной таблицы — небольшая работа, абонементы с остатками и история оплат — отдельная.
Перед переносом делаем резервную копию. Встроенную загрузку можно отменить целиком, пока по загруженным детям не внесены оплаты.
Что будет при обновлениях
Перенос делается один раз, дальше данные живут в базе сада. Обновление базу не трогает, а новые поля новая версия добавляет сама.
Как перенести базу детского сада или центра
Переезд на новую систему откладывают из-за данных: в старой программе годы истории, а вносить сотню семей заново никто не хочет. Поэтому начинать стоит с того, что переносится само.
Импорт из Excel
В разделе «Семьи» → «Из таблицы» сад загружает файл Excel или CSV до 2000 строк: строка — ребёнок и до двух взрослых. Система узнаёт столбцы по названиям вроде «ФИО ребёнка», «Дата рождения», «Телефон мамы», а то, что не узнала, можно указать вручную. Перед загрузкой видно, что будет с каждой строкой: новая семья, брат или сестра в семью из строки выше, ребёнок в семью из базы по телефону, пропуск повтора или ошибка. Недостающие группы и тарифы создаются сами, а столбец «Оплачено по» переносит оплаченный период из прежнего учёта.
Пока таблица проверяется, в базу ничего не записано, а файл с данными детей лежит в закрытой папке сайта. После загрузки или отмены файл удаляется, а в списке прошлых загрузок остаётся запись, которую можно отменить целиком, пока по этим детям не внесены оплаты.
Что переносим доработкой
Встроенный импорт не переносит сотрудников, заявки, состав занятий и остатки абонементов. Для детского центра это часто главное: кто в какой группе, в какие дни ходит и сколько занятий у него осталось. Такие данные переносим отдельно, из выгрузки прежней программы, и сверяем с вами на нескольких семьях.
Переезд из «Мой класс»
Из «Мой класс» переносим по их выгрузке в Excel: контакты и данные о записях. Остатки проданных абонементов, записи в группы и платежи забираем через API «Мой класс», если он открыт на вашем тарифе, или вносим вручную. Что именно переносить, решаем после того, как посмотрим вашу базу.
Со старого сайта переносим тексты, статьи и фото, а старые адреса страниц ведём на новые переадресациями, чтобы ссылки из поиска и соцсетей не вели в пустоту.
Частые вопросы
Не нашли ответ — напишите нам.
Можно перенести детей самим?
Да: «Семьи» → «Из таблицы», файл Excel или CSV до 2000 строк. Шаблон таблицы скачивается там же, а загрузку можно отменить целиком, пока по этим детям нет оплат.
Переносятся ли оплаты?
Встроенный импорт переносит дату, по которую оплачено, без суммы. Историю оплат и остатки абонементов переносим доработкой.
Как переехать из «Мой класс»?
По их выгрузке в Excel переносим семьи и детей. Абонементы с остатками, записи в группы и платежи — через их API, если он открыт на вашем тарифе, или вручную.
Не задвоятся ли дети, если загрузить таблицу дважды?
Нет: ребёнок с теми же фамилией, именем и датой рождения пропускается, а брат или сестра с тем же телефоном родителя попадает в ту же семью.
Пришлите пример выгрузки
Хватит нескольких строк без настоящих имён. Скажем, что ляжет во встроенный импорт, а что перенесём отдельно.
