Абонементы и отработки: как считать занятия без таблицы

Абонементы в детском центре часто ведут в таблице: сколько занятий осталось, сгорел ли пропуск, что делать, если ребёнок заболел, и кому пора продлевать. В «Новом Саду» абонемент теперь отдельная запись: у неё свой срок и остаток, а каждое списание видно в истории. Занятия из абонемента списывает журнал.

Какие бывают абонементы

• На число занятий или безлимитный на срок.
• На одно направление, на несколько или на любые занятия.
• Семейный — общий запас занятий на братьев и сестёр.
• На посещения сада по журналу, если сад продаёт их так.

Вид абонемента задаётся в тарифе. При продаже цена, число занятий и срок подставляются из тарифа, и их можно поправить. Оплатить можно сразу, счётом со ссылкой, на лицевой счёт семьи или никак, если абонемент дарят.

Как списываются занятия

Педагог отмечает на встрече «был», и занятие списывается из подходящего абонемента: сначала из того, что раньше кончается, и свой раньше семейного. Если отметку сняли, занятие вернётся. Отменённая встреча ничего не списывает, а перенесённая пересчитывается заново.

У каждого направления два переключателя:

• «Занятия по абонементу». Если абонемента нет, посещение уходит в долг, и следующий купленный абонемент гасит его сам.
• «Пропуск без уважительной причины сгорает». Тогда отметка «не был» тоже списывает занятие, а в журнале появляется отметка «Уважительная».

Отметка «не придём», которую родитель поставил в кабинете, всегда считается уважительной причиной.

Болезнь, уход и продление

На время болезни абонемент замораживают: срок сдвигается на эти дни, занятия в них не списываются. Если семья уходит, абонемент закрывают досрочно. Сумму возврата админка считает по формуле на экране — цена, умноженная на долю неиспользованных занятий, — и её можно поправить. Деньги возвращают или оставляют на лицевом счёте семьи, тогда следующий счёт будет меньше.

Продление включается в настройках, по умолчанию оно выключено. Когда занятий осталось мало или срок подходит к концу, семья получает счёт на такой же абонемент, а после оплаты новый абонемент появляется сам. Если центр подключил онлайн-оплату, родитель покупает и продлевает абонемент в кабинете.

Отработки

Пропуск можно отработать на встрече другой группы того же направления или в другой день. У направления задаются лимит отработок в месяц, срок после пропуска и связанные группы. Записывает администратор, а если центр разрешил — сам родитель в кабинете. Когда ребёнка отмечают на отработке «был», списание переходит с пропуска на отработку. Если ребёнок не пришёл, пропуск снова сгорает по правилам направления.

Отчёт по направлениям показывает, сколько абонементов продано, сколько занятий списано, сгорело и прошло в долг, и выгружается для Excel. Экраны — на странице «Абонементы и отработки».